Sytuację zbiegnięcia się prowadzenia własnej działalności gospodarczej z wykonywaniem funkcji w spółce należy rozpatrywać przede wszystkim w trzech istotnych kategoriach problemowych czy zagadnieniach – tj. prawa do zaistnienia takiej sytuacji i ewentualnego konfliktu interesu (1), możliwości wchodzenia w stosunki umowne pomiędzy spółką, a przedsiębiorstwem osoby fizycznej (2) oraz zagadnienie wynagrodzenia członków zarządu, wspólników i prokurentów spółki (3).

Zakaz konkurencji i konflikt interesów

Na początku należy z mocą podkreślić, że spółka handlowa, nawet jeśli jest w całości własnością jednego jedynego wspólnika, który równocześnie pełni funkcję dyrektora zarządzającego (prezesa), jest podmiotem odrębnym od swego właściciela z czego wynikają konkretne konsekwencje.

Pierwszą konsekwencją i najważniejszą jest odrębna księgowość podmiotu prawnego, która uniemożliwia swobodny przepływ środków pomiędzy majątkiem spółki, a prywatnym majątkiem jedynego wspólnika. Inaczej ma to miejsce u osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, u której przepływ środków pomiędzy „przedsiębiorstwem” a prywatnym portfelem odbywa się w sposób swobodny (nawet jeśli powinien w księgach być ślad takiego transferu).

Drugą istotną konsekwencją jest zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej w stosunku do spółki. Wprawdzie przepisy kodeksu handlowego jednoznacznie stwierdzają, że o konflikcie rozstrzyga się wyłącznie na wniosek poszkodowanego, a więc spółki ewentualnie poszkodowanej przez swojego prezesa, który prowadziłby własną, podobną do spółki działalność jednoosobową i ciężko sobie wyobrazić sytuację, w której spółka zarządzana przez jedynego wspólnika miałaby wystąpić przeciwko niemu, to jednak taka sytuacja jest możliwa i to w dwóch, wcale nie nierealnych sytuacjach.

Pierwsza sytuacja związana jest z postępowaniem upadłościowym spółki. Mianowany przez sąd likwidator czy syndyk spółki zgodnie z prawem będzie musiał sprawdzić i najpewniej sprawdzi czy własna działalność członków zarządu nie przyczyniła się do pogorszenia finansów spółki. Podobnie rzecz by się miała przy postępowaniu układowym oraz w innych sytuacjach, w których sąd mógłby przedzielić zewnętrzny zarząd nad spółką.

Druga sytuacja związana jest ze sprzedażą spółki. Kupujący spółki, po jej zakupie będzie mógł przeglądnąć księgi spółki wstecz i ewentualnie dochodzić strat.

Chociaż obie sytuacje wydają się ekstremalne, to jednak nierozważnym byłoby zupełne ich zignorowanie. Natomiast obie wymienione sytuacje nie dotyczą wspólników nie będących w zarządach spółek. Kodeks handlowy – o ile umowa spółki nie stanowi inaczej – nie wprowadza zakazu prowadzenia własnej działalności o takim samym profilu jak spółka.

Umowy i transakcje pomiędzy spółką zarządzaną przez osobę równocześnie prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą.

Znacznie bardziej rozbudowanym problemem jest wchodzenie w stosunki umowne pomiędzy przedsiębiorstwem osoby fizycznej, która równocześnie jest członkiem zarządu, wspólnikiem czy prokurentem. Główną przyczyna jest bardzo szeroka definicja wynagrodzenia z pracy najemnej (pracą najemną jest zatrudnienie oraz pokrewne formy, np. kontrakt menadżerski), która w §6 ust. 1 b) wymienia obok dochodów z klasycznej umowy o pracę, również wynagrodzenie członków zarządu spółek, wspólników spółek oraz spółdzielni. Taka interpretacja pociąga są sobą nie tylko szerokie konsekwencje podatkowe, ale również związane z obowiązkowym ubezpieczeniem pracowników.

Bardzo szeroką definicję, a także jeszcze szersze, wielokrotne interpretacje Sądu Najwyższego ograniczył dopiero Sąd Konstytucyjny w orzeczeniu US 385/2004, w którym stwierdził, że przy stwierdzaniu o interpretacji dochodu wspólnika wg § 6 ustawy o podatku dochodowym należy wziąć pod uwagę stopień samodzielności oraz sposób miarę kosztów ponoszonych przez wspólnika przy świadczeniu usługi.

Przekładając na ludzki język, opierając się na werdykcie Sądu Konstytucyjnego można obronić dochody i faktury przedsiębiorstwa osoby fizycznej wobec spółki w sytuacji, w której przedmiot świadczenia jest inny niż działalność własna spółki, a przedsiębiorca sam rozlicza wszystkie koszty jej świadczenia. Najprostszym przykładem mogłyby być usług transportowe przedsiębiorcy dla sklepu prowadzonego przez spółkę.

Jeszcze trudniej można wyobrazić sobie sytuację, w której transakcja handlowa zawarta na z zachowaniem wszelkich zasad wolnorynkowych – pomiędzy wspólnikiem a spółką napotkałaby na opór urzędu skarbowego, zwłaszcza, w sytuacji, w której zakup od wspólnika byłby korzystniejszy niż z pominięciem go – od bezpośredniego dostawcy.

Odwrotnie, absolutnie niedopuszczalna jest sytuacja, w której członek zarządu (nawet będący jedynym wspólnikiem) świadczy jako przedsiębiorca spółce usługi bezpośrednio związane z przedmiotem działalności spółki – np. usługi logistyczne spółce spedycyjnej czy szeroko pojęte usługi consultingowe, które wręcz wchodzą w zakres obowiązków osoby, której został powierzony zarząd spółki.

Natomiast warto zwrócić uwagę na dwa szczególne typy umów, które kodeks handlowy nie tylko dopuszcza, ale rozwiązuje w swoich zapisach ewentualną problematykę konfliktu interesów, tj. umowy pożyczki oraz umowy wynajmu.

Oba typy umów muszą być zawierane na warunkach typowych dla zwykłego obrotu biznesowego oraz tylko i wyłącznie za zgodą (wcześniejszą) zgromadzenia wspólników, a w przypadku spółek jednoosobowych zawsze z podpisem uwierzytelnionym przez organ uprawniony do wykonania legalizacji podpisu lub w formie aktu notarialnego.

Wynagrodzenie członków zarządu i prokurentów z tytułu wykonywania funkcji

Kodeks spółek stwierdza w § 576, że do stosunku między członkiem zarządu a spółką aplikuje się w odpowiednim zakresie przepisy umowy zlecenia wg kodeksu handlowego (inaczej umowa mandatowa), która w § 566 ust. 1. zdefiniowana jest w sposób następujący:

Poprzez umowę zlecenia (mandatową), mandatariusz zobowiązuje się za wynagrodzeniem zorganizować dla mandanta i na jego konto konkretną relację biznesową, a to poprzez wykonanie konkretnych czynności prawnym w imieniu mandanta lub poprzez inne czynności niż prawne, mandant zobowiązuje się mandatariuszowi wypłacić wynagrodzenie.

Równocześnie zapisy kodeksowe pozwalają na umowne określenie wysokości tego wynagrodzenia i w praktyce małych, prywatnych czy rodzinnych firm dość powszechną sytuacją są wynagrodzenia poniżej progu, za którym odprowadza się składki ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego (w roku 2013 poniżej 2500 koron miesięcznie).

Decydując o wysokości zarobku członków zarządu spółki należy mieć na uwadze ewentualność zbiegów tytułów ubezpieczenia społecznego z racji zatrudnienia w organach czeskiej spółki oraz własnej działalności gospodarczej w Polsce. W tym zakresie zachęcamy do lektury wcześniej opublikowanych artykułów.

Przepisy właściwe dla spółek wprawdzie dopuszczają możliwość, w której pomiędzy spółką a jej dyrektorem zarządzającym czy członkami zarządu istnieje umowa o niewypłacaniu wynagrodzenia, ale w praktyce takie rozwiązania niosą za sobą szereg komplikacji związanych z pokrywaniem przez spółkę kosztów podroży, noclegów, czy diet członków zarządu, a to dlatego, że wydatki związane z podróżą są wydatkiem spółki tylko jeśli chodzi o podróż osoby otrzymującej wynagrodzenie z pracy najemnej, a więc z już wspomnianego w tym tekście §6 ustawy o podatku dochodowym.

Warto też zauważyć, że zawarcie umowy mandatowej, szczególnie u spółek z silnym elementem zagranicznym (często podróże zagraniczne itp.) daje możliwość kilku niezwykle korzystnych działań związanych z optymalizacją podatkową.

Podsumowanie

Reasumując rozważania w przedmiotowym zakresie sytuacji prawnej, gospodarczej i finansowej wspólników spółek handlowych będących równocześnie osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą należy szczególnie:

1) Zwrócić uwagę na możliwość istnienia konfliktu interesów spółki i własnego przedsiębiorstwa
2) Wystrzegać się umów ze spółką, w których przedmiot działalności oraz faktur wystawianych spółce byłby zgodny z jej profilem działalności
3) Zawierać umowy ze spółką wyłącznie za zgodą walnego zgromadzenia wspólników lub na podstawie pisemnej zgody wszystkich wspólników, przede wszystkim jednak na warunkach typowych w obrocie biznesowym.
4) Pamiętać o konieczności zawierania umów przy udziale notariusza w przypadku spółek jednoosobowych.
5) Rozważyć zawarcie umowy mandatowej w celu zapobieżenia problemom w rozliczeniach pomiędzy spółką a członkami zarządu z tytułu wykonywania funkcji w organach spółki.