Podstawową definicją zawartą w ustawie jest osoba zobowiązana, przez którą ustawodawca rozumie każdego przedsiębiorcę lub też taką organizację, która – chociaż nie była założona w tym celu prowadzi działalność gospodarczą (np. niektóre fundacje czy stowarzyszenia). Taka definicja została przejęta wprost z dyrektywy 112/2006/WE.

Z faktu bycia osobą zobowiązana wynika możliwość lub konieczność rejestracji jako czynnego płatnika VAT, lub podmiotu zwolnionego – czy jak bardziej precyzyjnie nazywa to czeska ustawa VAT albo osobą zidentyfikowaną do celów VAT w niektórych transakcjach (w Polsce nazywany również biernym płatnikiem).

Płatnik VAT

Bycie płatnikiem VAT u większości przedsiębiorców nie budzi dziś żądnych wątpliwości. Co do zasady takie osoby naliczają podatek VAT do swoich transakcji, a równocześnie swój obowiązek podatkowy obniżają o VAT zapłacony przy fakturach kosztowych. W przypadku transakcji z podmiotami gospodarczymi z EU, płatnicy VAT przenoszą obowiązek rozliczenia VAT na odbiorcę kiedy są sprzedawcą towaru lub usługi, lub sami rozliczają (naliczają VAT należny i odliczają zgodnie z prawem do odliczenia) przy nabyciu.

Co do zasady – dla płatnika VAT – z racji możliwości odliczenia podatku – podatek ten jest zawsze neutralny dla jego dochodów.

Osoba zidentyfikowana - płatnik bierny, zwolniony

Znacznie bardziej skomplikowana sytuacja jest u podmiotów zidentyfikowanych do celów VAT. Osoby te przy niektórych transakcjach zachowują się jak nie-płatnicy, w innych zaś jak płatnicy lub też jak oba typy podmiotów naraz.

W obrocie krajowym (tj. w kraju gdzie ma siedzibę) osoba zidentyfikowana traktowana jest jak podmiot zwolniony z tego podatku. Podatku VAT nie nalicza do sprzedaży, ani nie korzysta z prawa do odliczenia tego podatku przy poniesionych kosztach i zakupach. Zwyczajnie ów podatek na fakturze zakupowej jest częścią kosztów uzyskania dochodu przy rozliczaniu podatku dochodowego.

W obrocie zagranicznym, taki zidentyfikowany podatnik zachowuje się różnie w zależności od tego czy sprzedaje czy kupuje, oraz kto jest sprzedawcą lub kupującym.

Jeśli osoba zidentyfikowana sprzedaje osobie prywatnej, dalej do celów VAT traktowana jest jak podmiot zwolniony. Jeśli jednak odbiorcą towaru czy usługi jest inny podmiot gospodarczy z Europy, wystawia fakturę VAT z odwrotnym obciążeniem (nazywaną fakturą VAT „zero”, lub VAT EU).

Jeśli osoba zidentyfikowana w Czechach przyjmuje towar lub usługę z innego kraju EU, to dla wystawiającego fakturę z innego kraju, taki podmiot jawi się jako zwykły płatnik VAT. W związku z tym, kontrahent z EU jest zobowiązany do wystawienia faktury reverse charge (odwrotne obciążenie), tj ze stawką zerową. Natomiast przyjmując taką fakturę, podmiot zidentyfikowany musi ów podatek zapłacić w swoim urzędzie skarbowym, ponieważ nie przysługuje mu prawo do odliczenia. Tak zapłacony podatek jest kosztem w PIT.

Trzeba podkreślić, że osoba zidentyfikowana, przyjmując usługę lub towar od sprzedawcy z innego kraju nie jest w żaden sposób poszkodowana. Gdyby taki podatnik mógł pozostać nie-płatnikiem, ów podatek VAT zapłaciłby u dostawcy, a nie w swoim urzędzie skarbowym. W bilansie koszty pozostają takie same.